Pour savoir comment créer une nouvelle assemblée générale, consultez l'article dédié : Comment créer une nouvelle assemblée générale ?
Paramétrage de la séance
Une fois le choix du type d'organisation réalisé, vous pouvez désormais paramétrer votre assemblée générale, ce qui vous permet de sélectionner les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser pour cette assemblée générale.
Informations de l'AG
| Paramètre | Description |
| Label | Le label est le nom de l'AG utilisé sur l'ensemble de la solution. |
| Titre | Le titre de l'AG est l'intitulé officiel, qui sera notamment visible dans l'espace des participants (la date et l'heure seront aussi accessibles, il n'est donc pas indispensable de les inclure dans le titre). |
| Responsable de l'opération | Le responsable de l'opération sera la personne notifiée de l'avancement de la séance, ce peut donc être un collaborateur qui n'est pas responsable du dossier. |
| Référence de l'opération | La référence de l'opération est un champs facultative, qui peut renvoyer à une référence comptable interne par exemple. |
Envoi des convocations
Vous pouvez choisir si vous souhaitez envoyer les convocations avec la solution ou non.
Si vous sélectionnez "Oui", alors vous pouvez paramétrer le mode d'envoi des convocations qui sera sélectionné par défaut pour l'ensemble des participants (vous pourrez par la suite modifier individuellement ce mode d'envoi).
ℹ️ 3 modes d’envoi sont disponibles :
Rendez-vous dans cet article pour en savoir plus sur l'envoi des convocations.
Tenue de l'assemblée générale
| Paramètre | Description |
| Faire voter les résolutions | Vous pouvez décider de ne pas faire voter les résolutions lors de la séance afin de gagner du temps. Par défaut, elles seront toutes considérées comme adoptées à l'unanimité. Il est tout de même conseillé de laisser les participants prendre part aux votes. |
| Autoriser les votes par correspondance | Vous pouvez autoriser la création de formulaires de vote par correspondance pour cette séance. Les votes seront enregistrés sur Ubikap et pris en compte lors du calcul d'adoption des majorités. |
| Autoriser la visioconférence | Vous pouvez permettre aux participants de rejoindre la séance en visioconférence pour prendre part aux débats. En présentiel, les participants pourront tout de même prendre part aux votes sur leur espace. |
| Autoriser l'accès au chat | Vous pouvez autoriser les participants de la séance à échanger pendant la séance via messagerie instantanée. |
Espace participant
Un espace pour chaque participant est créé et lui donne accès aux documents de la séance qu'il pourra signer directement dans la plateforme, et d'être plus autonome sur certaines formalités.
Vous pouvez ici configurer ce que les participants peuvent réaliser sur leur espace.
| Paramètre | Description |
| Activer la double authentification par SMS | En activant la double authentification, les participants devront rentrer un code unique reçu par SMS pour se connecter à leur espace. |
| Remplir un formulaire de vote par correspondance | En activant cette option, les participants ayant un droit de vote pourront émettre un formulaire de vote par correspondance, et le signer, directement depuis leur espace . En la désactivant, vous seul(e) pourrez ajouter manuellement les formulaires qui sont réalisés. |
| Limite de réception des votes par correspondance (en nombre de jours avant la séance) | Dans le cas où l'option précédente est activée, vous pouvez définir le délai jusqu'auquel les participants peuvent transmettre leur vote par correspondance. |
| Faire une procuration | En activant cette option, les participants ayant un droit de vote pourront créer une procuration, et la signer, directement depuis leur espace. En la désactivant, vous seul(e) pourrez ajouter manuellement les procurations qui sont réalisées. |
| Prendre part au vote des résolutions | En activant cette option, les participants pourront participer aux votes des résolutions directement depuis leur espace (vote en ligne). En la désactivant, vous seul(e) pourrez ajouter manuellement les votes qui sont réalisés. |
Une fois le paramétrage réalisé, vous pouvez cliquer sur "Passer à l'étape suivante" pour finaliser la création de l'assemblée générale.