Pour créer une nouvelle assemblée générale, vous pouvez :
- Partir depuis Lexis Poly
- Partir directement depuis Ubikap
Créer une nouvelle séance depuis Lexis Poly
La première option pour gérer une assemblée générale via Ubikap est de la créer dans un premier temps dans le module "Assemblées" de Lexis Poly.
Ce dernier est accessible par l'onglet présent en haut de page d'un dossier Lexis Poly ou par le bouton
dans le menu de gauche d'un dossier droit des sociétés.
Après avoir choisi le type d'assemblée générale que vous souhaitez préparer (avec le bouton "Créer une assemblée" situé en haut à droite), une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Avant de continuer la création de votre assemblée, il est nécessaire de choisir, via le bouton situé en haut de l’écran, le mode de tenue de l’assemblée, savoir :
- Une séance organisée (Tenue) : vous organisez une assemblée générale complète avec toutes les fonctionnalités (envoyer les convocations, gérer les pouvoirs, tenir la séance en visioconférence, faire voter les résolutions... Vous pouvez choisir d'activer ou non ces fonctionnalités)
- Une séance à huis clos : Organisez une séance avec réunion des participants en dehors d'Ubikap (envoyez les convocations ou non, puis faites signer les documents de séance directement)
ℹ️ Il est aussi possible de gérer une assemblée générale en consultation écrite. Ce mode n’est disponible que depuis la création d'une séance via Ubikap (voir après).
Vous pouvez ensuite préparer l’assemblée générale de manière classique. Contrairement à la gestion d’une assemblée générale avec Lexis Poly, l’indication d’un lieu de réunion (dans la catégorie « Dates de convocation & de réunion - lieu de réunion ») est obligatoire pour la préparation d’une assemblée générale gérée avec Ubikap, même s’il s’agit du siège social.
Une fois l'ensemble des documents pour la tenue de l'AG préparés, vous pouvez la transférer sur la plateforme Ubikap. Cela peut se faire de deux manières différentes :
-
via l'assemblée générale
-
via la liste récapitulative des assemblées générales
ℹ️ Le transfert d’une assemblée générale vers Ubikap est définitif. Vous ne pourrez la supprimer ni dans Lexis Poly, ni dans Ubikap. Il faudra contacter l’assistance pour procéder à sa suppression. Cependant, si des corrections ou des modifications sont nécessaires, les documents transférés pourront être modifiés ultérieurement dans Lexis Poly et intégrés dans Ubikap manuellement.
Créer une nouvelle séance directement depuis Ubikap
À partir de l'onglet Séances, dans l'espace de la société concernée par l'assemblée générale, cliquez sur le bouton situé en haut à droite intitulé "Nouvelle séance", puis choisissez le type "Assemblée générale".
Ensuite, vous avez la possibilité d'importer le projet de procès-verbal au format Word :
Cela permettra à la solution d'initialiser l'assemblée générale avec l'ensemble des informations qui seront directement extraites de ce projet de PV, telles que :
- La date de l'AG
- Le type d'AG (AGO, AGE, AGM)
- L'ordre du jour
- La liste des résolutions avec leur contenu
Ainsi, vous n'aurez pas à renseigner manuellement l'ensemble de ces informations.
Si toutefois le procès-verbal n'est pas encore rédigé, et que vous souhaitez tout de même créer l'assemblée générale, vous pouvez cliquer sur "À partir d'un ordre du jour", qui vous permet de renseigner manuellement les informations suivantes :
- Type d'AG
- Date
- Heure
- Ordre du jour
Seul le type d'AG est un champ obligatoire.
La solution vous permet ensuite de choisir quel type d'organisation vous souhaitez pour cette assemblée générale, avec :
- Une séance organisée : vous organisez une assemblée générale complète sur Ubikap avec toutes les fonctionnalités (envoyer les convocations, gérer les pouvoirs, tenir la séance en visioconférence, faire voter les résolutions... Vous pouvez choisir d'activer ou non ces fonctionnalités)
- Une séance à huis clos : Organisez une séance avec réunion des participants en dehors d'Ubikap (envoyez les convocations ou non, puis faites signer les documents de séance directement)
- Une consultation écrite : Organisez une séance en faisant voter les résolutions par correspondance (envoyez les convocations ou non, puis faites signer les documents de séance directement)
Une fois que vous avez fait votre choix, cliquez sur "Valider".
En fonction du type d'organisation choisi, consultez l'article dédié :