Pour disposer de cette fonctionnalité, vous devez avoir activé l'envoi des convocations dans le paramétrage de la séance.
Modifier le mode d'envoi des convocations
2 possibilités s'offrent à vous afin de modifier le mode d'envoi des convocations :
- Mode d'envoi par défaut
- Mode d'envoi individuel
1 - Mode d'envoi par défaut
Dans l'onglet paramétrage, vous pouvez modifier le mode d'envoi par défaut, qui s'appliquera par défaut à l'ensemble des personnes à convoquer.
Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "Paramètres" puis dans "Paramètres d'organisation".
3 modes d'envoi sont disponibles :
- Lettre prioritaire
- Lettre recommandée avec AR
2 - Mode d'envoi individuel
Vous pouvez également modifier individuellement le mode d'envoi de la convocation.
Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "Participants & Convocations". Dans la liste des personnes à convoquer, vous pouvez sélectionner le mode d'envoi à appliquer pour une personne en particulier.
En plus des 3 modes d'envoi disponibles (email, lettre prioritaire, LRAR), une nouvelle option est disponible : "Pas d'envoi". Cela vous permet de ne pas envoyer les convocations à certains participants.
Ajouter des participants extérieurs
Selon le type de séance convoquée, des participants peuvent être automatiquement sélectionnés pour être convoqués :
- Les associés dans le cas d'une assemblée générale
- Les membres d'un conseil dans le car de l'organisation d'un conseil (renseigné dans les organes de gouvernance)
Vous pouvez également ajouter des participants extérieurs afin de les convoquer également.
Pour ce faire, toujours dans l'onglet "Participants & convocations", cliquez sur "Ajouter un participant extérieur", puis sélectionnez les personnes que vous souhaitez ajouter.
Ajouter des documents
Vous pouvez ajouter des documents afin de les joindre à la convocation. Ils seront alors envoyés en même temps que la lettre de convocation.
Pour ce faire, vous pouvez consulter l'article suivant : Comment partager un document aux participants ?, en indiquant "oui" dans la colonne "joindre à la convocation" sur les documents souhaités.
Finaliser et envoyer les convocations
Lorsque tous les éléments sont prêts (le contenu de la lettre de convocation, la liste des participants, le mode d'envoi, ainsi que la liste des documents à envoyer), vous pouvez cliquer sur le bouton situé en haut à gauche de l'écran "Envoyer les convocations".
La solution vous redirige alors vers une première page qui vous présente les lettres de convocation générées pour chaque personne, l'email envoyé (dans le cas d'un envoi par email) et les documents joints pour chaque participant de la séance.
Cette étape vous permet de vérifier le contenu des documents que vous allez envoyer. Cliquez ensuite sur suivant.
Vous pouvez alors consulter un dernier récapitulatif, qui contient notamment le détail des frais d'envoi.
Cliquez sur "Valider", puis confirmer afin d'envoyer les convocations.
Suivre le statut de l'envoi
Une fois l'envoi des convocations validé, vous pouvez suivre l'avancement de l'envoi dans l'onglet "Participants & Procurations".
En effet, l'envoi des convocations peut prendre quelques minutes au maximum, et vous disposez de la colonne "Envoi de la convocation" afin de suivre cet avancement.
Selon le mode d'envoi de la convocation, il existe différents statuts :
| Mode d'envoi | Statut | Explication |
| En cours d'envoi | La convocation va être envoyée dans les prochaines minutes. | |
| Lettre prioritaire, lettre recommandée avec AR | En cours de traitement | La convocation va être envoyée dans les prochaines minutes. |
| E-mail, lettre prioritaire, lettre recommandée avec AR | Envoyé |
La convocation a été envoyée. Dans le cas des courriers, vous pourrez retrouver la preuve de dépôt lorsque celle-ci aura été générée. |
| Délivré | L'e-mail a été délivré dans la boîte de réception du destinataire. | |
| Ouvert | L'e-mail a été ouvert par le destinataire. | |
| Lettre prioritaire, lettre recommandée avec AR | Reçu | Le courrier a été reçu. Dans le cas d'une LRAR, vous pourrez retrouver l'accusé de réception lorsque celui-ci aura été généré. |
| Lettre prioritaire, lettre recommandée avec AR | Rejeté | Le courrier a été rejeté. |
Vous pouvez également avoir plus de détails sur l'envoi en cliquant sur "Plus d'info".