En tant qu'organisateur de la séance, vous pouvez vous-même ajouter une procuration pour un participant, si celui-ci ne l'a pas réalisée via son espace participant.
Ajouter une procuration
Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "Participant", puis, en bas de cet écran, dans la section "Procurations".
Cliquez sur le bouton intitulé "Ajouter une procuration".
La fenêtre qui s'ouvre vous permet de renseigner les personnes concernées par cette procuration :
- La personne absente, qui donne son pouvoir (dans la colonne "Participant absent"). Il vous suffit de cliquer sur la personne concernée pour la sélectionner.
- Le mandataire, qui peut être choisi parmi les autres participants ou via l'ajout d'une tierce personne*
*Cette option est disponible si vous l'avez activée dans le paramétrage de la séance.
Pour valider votre choix, cliquez sur "Suivant".
La lettre de procuration
La seconde étape concerne le document lié à cette procuration (le pouvoir). Deux possibilités s'offrent à vous :
- Générer le pouvoir via Ubikap
- Déposer un fichier
Générer le pouvoir via Ubikap
Dans le cas où le participant ne vous a pas transmis le document de procuration, alors vous pouvez le générer avec Ubikap et ensuite le faire signer en signature électronique.
Pour utiliser le document généré par Ubikap, il faut sélectionner l'option "Générer avec Ubikap" dans la section "Lettre de procuration". Vous pouvez alors prévisualiser le document en cliquant sur "Procuration générée.pdf".
Vous devez alors renseigner les informations concernant le participant absent (ou les vérifier si celles-ci sont déjà complétées).
Ensuite, vous pouvez demander à ce qu'une campagne de signature soit lancée automatiquement sur ce document, auprès du participant absent. Si cette option est cochée, alors le participant absent recevra un lien par e-mail pour signer électroniquement le document.
Déposer un fichier
Dans le cas où le participant absent vous a transmis sa lettre de procuration, alors vous pouvez directement l'importer sur Ubikap.
Pour ce faire, sélectionnez l'option "Déposer un fichier", et sélectionnez le document en question.
Vous devez indiquer si le document est déjà signé ou non. S'il n'est pas encore signé, alors vous pouvez demander à ce qu'une campagne de signature soit lancée automatiquement sur ce document, auprès du participant absent. Si cette option est cochée, alors le participant absent recevra un lien par e-mail pour signer électroniquement le document.
Si le document a déjà été signé par le participant absent, alors vous pouvez sélectionner "Oui" et valider. Cela prendra en compte sa procuration pour le reste de la séance.
Cliquez enfin sur "Valider" pour confirmer la procuration.