Vous avez la possibilité de modifier le contenu de la lettre de convocation qui est générée automatiquement par la solution, pour chaque participant.
Pour ce faire, dans l'onglet "Participants & Convocations", cliquez sur "Éditer la lettre de convocation".
La fenêtre qui s'ouvre vous donne accès à un éditeur de texte, vous permettant de modifier le contenu de la lettre de convocation :
Cette interface se décompose en deux parties : Variables et Editeur de texte.
Variables
Sur la partie gauche, vous retrouvez la liste des variables disponibles que vous pouvez intégrer dans votre lettre de convocation. Ces variables seront complétées automatiquement lors de l'envoi des convocations.
Vous retrouvez 4 catégories de variables :
- Variables "Structures" : variables permettant d'intégrer les informations de la société concernée par la séance.
- Variables "Séance" : variables permettant d'intégrer les informations relatives à la séance qui est convoquée.
- Variables "Participant" : variables permettant d'intégrer les informations relatives à la personne qui est convoquée.
- Variables "Connexion" : variables permettant d'intégrer les informations de connexion pour la personne convoquée.
Vous retrouvez à la fin de cet article un tableau récapitulatif qui décrit l'ensemble des variables disponibles.
Éditeur de texte
Sur la partie droite de l'écran, vous retrouvez un éditeur de texte qui vous permet de modifier le contenu de la lettre de convocation.
Vous pouvez modifier le style avec la barre d'outils située sur la partie supérieure de cet éditeur de texte.
Pour ajouter une variable dans le texte, vous avez deux possibilités :
- Glisser-déposer une variable à l'endroit souhaité dans le texte
- Positionner le curseur à l'endroit souhaité dans le texte, et cliquer sur la variable que vous souhaitez insérer.
Pour supprimer une variable, il vous suffit de placer votre curseur juste après la variable et supprimer, comme s'il s'agissait d'un mot.
Voir l'aperçu
Vous pouvez prévisualiser les changements en consultant un aperçu de la lettre de convocation.
Cliquez sur "Enregistrer le modèle" pour sauvegarder vos changements.
Liste des variables
Variables "Structures"
| Nom de la variable | Description du contenu | Exemple |
| Adresse du siège social | L'adresse du siège social de l'entreprise, renseignée dans la fiche de la société (onglet Structure). Cette variable n'inclut ni la ville, ni le code postal. | 2 rue Armand |
| Ville du siège social | La ville du siège social, renseignée dans la fiche de la société (onglet Structure). | Villeurbanne |
| Code postal du siège social | La code postal du siège social, renseigné dans la fiche de la société (onglet Structure). | 69100 |
| Dénomination sociale | La dénomination sociale de la société, telle que renseignée dans la fiche de la société (onglet Structure) | Action Rise |
| Forme juridique | La forme juridique de la société, dans sa version longue | Société par actions simplifiée |
| Montant du capital social | Le montant du capital social de la société, tel qu'indiqué dans la fiche de la société (onglet Structure) | 10 000.00 |
| N° Siren | Le numéro SIREN de la société, tel que renseigné dans la fiche de la société (onglet Structure) | 123 456 789 |
| Ville du RCS | La ville d'immatriculation de la société, telle que renseignée dans la fiche de la société (onglet Structure) | Lyon |
Variables "Séances"
| Nom de la variable | Description du contenu | Exemple |
| Adresse de la séance ou visioconférence |
Le contenu dépend du mode de tenue de l'assemblée générale :
|
2 rue Armand 69100 Villeurbanne |
| Date de la séance | La date complète de la séance | 30 juin 2024 |
| Date de rédaction | La date de rédaction de la lettre de convocation (équivalente à la date d'envoi) | 15 juin 2024 |
| Horaire de la séance | Heure de la séance | 18h30 |
| Liste des documents joints | Une liste qui contient l'ensemble des documents joints à la convocation (ces documents sont sélectionnés dans l'onglet "Documents" de la séance : voir l'ajout de documents) |
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| Nom et prénom du président de séance | Le nom et le prénom du Président de séance | Maxime Grenier |
| Ordre du jour | L'ordre du jour de la séance, renseigné dans l'onglet "Résolutions & ordre du jour" |
|
| Type de séance | Le type de séance organisée, en toutes lettres | Assemblée générale ordinaire |
Variables "Participant"
| Nom de la variable | Description du contenu | Exemple |
| Titre de civilité | La civilité du destinataire en toutes lettres | Monsieur |
| Adresse du destinataire | L'adresse du destinataire, renseignée dans sa fiche (disponible dans l'onglet "Membres"). Cette variable n'inclut ni la ville, ni le code postal. | 2 rue Armand |
| Ville du destinataire | La ville du destinataire, renseignée dans sa fiche (disponible dans l'onglet "Membres") | Villeurbanne |
| Code postal du destinataire | Le code postal du destinataire, renseigné dans sa fiche (disponible dans l'onglet "Membres") | 69100 |
| Pays de résidence du destinataire | Le pays de résidence du destinataire, renseigné dans sa fiche (disponible dans l'onglet "Membres") | France |
| Mode d'envoi de la convocation | Le mode d'envoi de la lettre de convocation, en toutes lettres | Lettre recommandée avec accusé de réception |
| Nom et prénom du destinataire | Le nom et le prénom du destinataire | Maxime Grenier |
| Actions possibles via l'espace participant | La liste des actions disponibles depuis l'espace participant, en fonction du paramétrage de l'assemblée générale | Depuis l'espace participant vous pourrez confirmer votre présence, gérer vos pouvoirs, participer à la séance en visioconférence, voter les résolutions et consulter et signer des documents. |
Variables "Connexion"
| Nom de la variable | Description du contenu | Exemple |
| ID de la séance | ID de la séance, qui lui permettra de se connecter à son espace et de participer à la séance. | https://app.ubikap.com/room/auth |
| ID du participant | ID du participant, qui lui permettra de se connecter à son espace et de participer à la séance. | img-iik-nxu |
| Lien de connexion | Lien vers l'espace de la séance. | eia-nct-cjt |